Toimivin työympäristö on muunneltavissa
Työympäristön muutoshanke voi tuntua haasteelliselta, jos näkymä huomiseen on epäselvä. Kasvaako vai pieneneekö tilatarve? Millaisia töitä toimistolla halutaan tehdä ja mitä etänä? Tilojen muunneltavuus on yksi avainasia onnistumisen kannalta. Työympäristö taipuu moneen hyvän suunnittelun ja ennakoinnin avulla.
Työympäristön muutoksen taustalla on usein isompi muutos toiminnassa, kuten uusi strategia tai yritysfuusio. Henkilöstön muutostarvetta voivat ajaa havaitut epäkohdat: sijainti on huono liikkuvalle väelle tai tilat eivät palvele toivotusti tulevaisuuden hybridityötä. Henkilöstön tarpeita kannattaa kuunnella erityisen herkällä korvalla nyt, kun toimistot kilpailevat houkuttelevuudessa kotitoimistojen kanssa. Koska työympäristöllä on suorat vaikutukset työviihtyvyyteen, tuottavuuteen ja innovaatioihin, työympäristön kehittämishanke kannattaa toteuttaa osana yrityksen isompaa strategiaa.
Muutostarpeet ennen tilapäätöstä
Työnteon onnistumisen kannalta keskeistä on, että kuhunkin käyttötarkoitukseen sopivia tiloja on saatavilla oikea määrä. Tavoitteellinen työympäristön kehittämishanke etenee maaliin työympäristöjen kehittämiseen erikoistuneen asiantuntijan avulla. Henkilöstölle tehdyt ennakkokyselyt, haastattelut ja käyttäjätutkimukset muodostavat tilanneanalyysin perustan.
Newsecin vuokralaiskokemuksesta vastaava Tenant Experience- tiimi järjestää myös johdon skenaario-työpajoja, joissa täsmennetään muutoksen draiverit, suunta ja tavoitteet. Kertynyt tieto näkemyksineen auttaa johtoa tekemään päätöksen muutoksen osalta, kuten mahdollinen muutto tai nykyisten tilojen uudistaminen.
Mahdollisen uuden tilan haku käynnistetään onnistuneimmin siinä vaiheessa, kun aito tarve niiden osalta on täsmennetty, kertoo työympäristöasiantuntija Tiia Rauhamäki Newseciltä.
Muunneltavuus lisää valinnanvaraa työtilojen suhteen
Nykyistenkin tilojen muuntojoustavuutta lisäävät rakenteiden ja kalustamisen modulaarisuus. Kiinteiden seinien sijasta nykyaikainen monitilatoimitoimisto jaetaan käyttövyöhykkeisiin esimerkiksi viherseinillä ja akustoivilla sermi- ja väliseinäratkaisuilla. Reagointikykyä voidaan lisätä joustavilla sopimuksilla ja vuokrattavilla kalusteilla. Esimerkiksi modulaariset vetäytymistilat tarjoavat työrauhaa myös keskellä toimistoa. Tyhjäkäynnillä olevat asiakasneukkarit taas voidaan uudelleen muokata teams-palavereita tai hybridityön tekemistä varten.
Tarkoituksenmukaista tilankäyttöä vyöhykkeittäin
Tilankäyttötutkimukset todentavat, kuinka hyvin eri tiloja hyödynnetään. Joustavuussuunnitelma taas näyttää, miten sama tila muuntuu pitkälle tulevaan. Kun tilat on jaettu käyttötarkoituksen mukaisiin vyöhykkeisiin, työpisteiden määrä voi vaihdella vyöhykkeiden sisällä aina kulloiseenkin muutokseen sopivasti.
Jos odotettavissa on merkittävää kasvua, näytämme skenaariosuunnitelmin, miten uudet mahdolliset työpisteet voidaan lisätä joustavasti suunniteltuihin tiloihin. Muunneltavuutta on sekin, että henkilöstön kasvaessa sadasta 120:een, työpistealueita muokataan entistä joustavimmiksi ja vapaammin käytettäviksi sekä otetaan alusta asti huomioon yritykselle sopiva hybridityöstrategia, jatkaa Rauhamäki.
Osallistamisen kautta löytyvät yhteiset toimintatavat ja pelisäännöt
Tärkeä osa muutoshanketta on henkilöstön osallistaminen. Muutos- ja tilatyöpajat avaavat mahdollisuuden osallistua oman työympäristönsä kehittämiseen. Pelisääntötyöpajoissa käydään yhdessä läpi muuttuneiden tilojen käytänteet – ”tämä tila aulassa on tarkoitettu kohtaamisiin” tai ”tällä hiljaisella vyöhykkeellä kunnioitetaan työrauhaa”. Hyvin johdettu muutoshanke seuraa ja analysoi käyttäjäkokemuksia muutoksen jälkeenkin ja reagoi ketterästi toimintoihin, jotka eivät toimikaan käytännössä.
Avoin viestintä varmistaa onnistumisen
Muutostilanteissa kannattaa muistaa avoin jatkuva kommunikaatio ja yhdessä suunnittelu. Tavoitetilanteessa kaikki saavat äänensä kuuluviin ja koko henkilöstöllä on hyvä näkymä oman työympäristön kehittymiseen; Mitä tulee tapahtumaan ja mitä tavoitetta varten uudistuksia tehdään.
Arki muunneltavassa työ- ja toimintaympäristössä ratkoo käytännöllisesti eteen tulevia uusiakin haasteita. Tilat taipuvat joustavasti käyttäjien tarpeisiin, eikä päinvastoin, summaa Rauhamäki.
Life Science Centerin uudisosassa pääset suunnittelemaan tilat alusta alkaen
Suunnitteilla oleva Life Science Centerin laajennusosa avaa organisaatiollesi mahdollisuuden osallistua työympäristön ja toimitilojen suunnitteluun alusta alkaen. Suunnitteluvaiheen apuna tilakartoituksesta tilojen suunnitteluun asti on Työympäristön kehittämistiimimme. Ota yhteyttä, ja tarkennetaan joustavia mahdollisuuksia uusien toimitilojenne osalta.
Asiantuntijana:
Tiia Rauhamäki
Senior Concept Developer, Newsec
tiia.rauhamaki@newsec.fi
